Как провести онлайн-переговоры, которые запомнятся: 5 секретов успеха

В последние несколько лет онлайн-конференции и переговоры перестали быть чем-то экстраординарным. Если раньше проведение виртуальных встреч воспринималось как нечто новое и необычное, то теперь они стали неотъемлемой частью нашей жизни. Независимо от того, ведутся ли переговоры в рамках бизнеса, образования или личных встреч, онлайн-формат стал стандартом, а не исключением.

Однако, несмотря на распространенность онлайн-конференций, процесс их проведения существенно отличается от традиционных встреч «лицом к лицу». Виртуальная среда накладывает свои особенности: 

• Отсутствие физического присутствия 

Это создает трудности в плане восприятия невербальных сигналов, таких как жесты, мимика и эмоции. Во время живых встреч эти аспекты помогают легче интерпретировать настроение и реакции собеседников, что в онлайн-формате теряется или становится менее заметным. 

• Управление вниманием участников  

В отличие от очных встреч, где участники не могут легко отвлечься, на онлайн-конференциях есть больше соблазнов, такие как уведомления на телефонах, открытые вкладки в браузере или домашние дела. Поэтому важно найти способы удержания внимания, использовать активное вовлечение и включение всех участников в дискуссию. 

• Гибкость по времени и пространству

Онлайн-конференции позволяют существенно сэкономить время и ресурсы, так как участники могут быть на любом расстоянии друг от друга. Это дает возможность подключать людей из разных регионов, устраивая встречи, которые были бы невозможны в традиционном формате. Тем не менее, такой формат часто требует планирования времени, которое будет удобно всем участникам, особенно если они находятся в разных часовых поясах.

• Сложности в установлении личного контакта

Создание доверительных отношений и установление личного контакта может быть сложным, поскольку отсутствие физического присутствия ограничивает возможность «прочувствовать» собеседника. В таких случаях важным становится ясное и уважительное общение, использование видеоформата и внимательное отношение к деталям во время разговоров.

• Подготовка

В отличие от обычных встреч, где можно полагаться на интуицию и мгновенные реакции, успешные онлайн-совещания требуют тщательной подготовки. Это включает как создание самого контента (презентаций, документов), так и настройку технической стороны: проверку оборудования, подключение к платформе, тестирование связи. 

Онлайн vs. оффлайн встречи

5 советов для идеальной онлайн-встречи

Онлайн-переговоры могут быть не менее продуктивными, чем очные встречи, если подходить к ним с умом. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам сделать ваши виртуальные встречи более результативными и организованными, а взаимодействие с коллегами или партнерами — продуктивным.

1. Подготовка технической стороны

Перед началом важно убедиться, что все технические аспекты работают безупречно. Проверьте качество интернета, убедитесь, что платформа работает, и протестируйте оборудование (микрофоны, камеры, наушники). Также полезно заранее отправить участникам инструкции по подключению и напомнить им о необходимости использования стабильно работающего устройства.

2. Четкая структура и цели встречи

Начните встречу с краткого изложения целей и ожиданий от участников. Это поможет сфокусировать внимание на главных вопросах и снизить риск ухода в сторону. Использование повестки дня и временных ограничений для каждой темы поможет избежать растягивания обсуждения и обеспечит эффективное управление временем.

3. Активное вовлечение участников

Онлайн-встречи часто проходят в более расслабленной домашней обстановке, что снижает вовлеченность участников. Чтобы компенсировать это, используйте интерактивные методы, такие как опросы, голосования и обсуждения в чате. Однако не всегда можно ожидать активного отклика, и вместо бурного обсуждения может наступить тишина. В таких случаях важно иметь запасной план — например, предложить задать вопросы или создать менее формальную атмосферу для стимулирования вовлеченности.

4. Поддерживайте контакт визуально и вербально 

Невербальные сигналы играют важную роль в общении, даже в онлайн-формате. Чтобы создать ощущение личного присутствия включайте видеокамеры, следите за тем, чтобы ваша речь была ясной, а интонация — уверенной, чтобы передавать свои идеи и чувства без искажений, которые могут возникать из-за отсутствия физического контакта.

5. Записывайте важные моменты и фиксируйте договоренности  

На онлайн-переговорах важно записывать ключевые моменты обсуждения, принятые решения или вопросы аудитории. В конце встречи обязательно подведите итоги, напомните о назначенных задачах и сроках, а также отправьте всем участникам письмо с результатами или ключевыми моментами встречи, чтобы каждый знал свою роль и что требуется для дальнейших действий.

Онлайн-встречи не следует воспринимать как нечто простое и малозначительное. На самом деле, они требуют не меньшей, а порой даже большей подготовки, чем очные переговоры. Технические аспекты, управление вниманием участников, использование интерактивных методов — все это важно для того, чтобы встреча была продуктивной и эффективной. Понимание этих особенностей и правильный подход к организации онлайн-конференций помогут вам добиться успешных результатов, независимо от того, где находятся ваши коллеги или партнёры.

Деловая коммуникация

Большинство профессий связано с общением и переговорами. А для некоторых сфер навык деловой коммуникации — самый приоритетный. Речь сотрудников напрямую влияет на успех переговоров, авторитет компании и ее финансовые показатели. Корпоративное обучение ораторскому искусству поможет вашей команде придать большую убедительность, статусность и ценность в бизнес-среде.

Закажите консультацию

Совершенствуйте ваши навыки деловой коммуникации в тренинговом центре КОРОЛЬ ГОВОРИТ! Наша программа поможет вам уверенно работать с проблемными клиентами, отстаивать свою позицию на переговорах и эффективно отрабатывать возражения. Мы докажем вам, что увеличение продаж, снижение текучести кадров и улучшение лояльности клиентов — это реальные результаты, достижимые в короткие сроки.