Риск-сессия проекта: как собрать реестр рисков, триггеры и планы ответа

Чтобы не отставать от конкурентов, нужно быстро подстраиваться под изменения, уметь работать с рисками, находить общий язык с командой и грамотно делегировать задачи. В современном бизнесе без этих навыков сложно оставаться на плаву.

О том, как можно оптимизировать рабочий процесс, мы рассказывали в статье «Что делегировать нейросетям». А в этом материале разберём, что такое риск-сессия проекта, кому и для чего она нужна и что делать с этими самыми рисками.

Содержание:

1. Что такое реестр рисков и зачем он нужен
2. Как подготовить риск-сессию 
3. Как составить реестр рисков 
4. Как оценить вероятность и влияние рисков 
5. Как определить триггеры рисков проекта 
6. Как составить план реагирования на риски проекта 
7. Как провести риск-сессию за 120 минут 
8. Что делать после риск-сессии 
9. Заключение

Что такое реестр рисков и зачем он нужен

Реестр рисков проекта — это документ, где прописаны все возможные опасности и угрозы для вашего бизнеса. Там также указан их статус и меры предотвращения. Проще говоря, вы и ваша команда в одном месте собираете всё, что может пойти не так с вашим продуктом или услугой.

Когда нужен реестр рисков?

Реестр рисков ведут с начала проекта и до его завершения. Но в некоторые моменты он особенно важен.

• Старт проекта. Пока работа только начинается, стоит подумать, что может пойти не так. Важно учесть особенности проекта и проблемы, которые встречаются в вашей сфере бизнеса.
• Изменения. В проекте что-то поменялось: появился новый партнёр, компания решила выйти на другой рынок или перестроить рабочие процессы. А вместе с этим могут появиться и новые риски. Лучше заранее разобраться, что может пойти не так и как действовать в таком случае. На корпоративном тренинге в центре КОРОЛЬ ГОВОРИТ! учат работать с изменениями: договариваться с командой, адаптироваться к новым условиям и решать проблемы, которые возникают при внедрении.
• Подведение итогов. Проект закончен — самое время посмотреть, как всё прошло. Какие риски удалось обойти, а какие всё-таки дали о себе знать? Если разобрать такие ситуации сейчас, в следующий раз будет проще не наступить на те же грабли.
• Регулярное планирование. Нельзя один раз составить реестр и забыть о нём до конца проекта. По ходу работы обстоятельства меняются, появляются новые задачи, а вместе с ними и риски. Поэтому время от времени стоит заглядывать в таблицу и проверять, не нужно ли что-то добавить или пересмотреть.

РИСК ≠ ПРОБЛЕМА

Важно различать эти два термина, чтобы не путаться при составлении реестра.

Риск — это неопределённое событие, то есть то, что в теории может случиться, но ещё не произошло. Проблема — это уже возникшая ситуация. Поэтому в реестре рисков мы описываем не сами проблемы, а события, которые могут к ним привести.

Как подготовить риск-сессию

Риск-сессия — это совещание, на котором составляется реестр рисков. К нему важно подготовиться.

Какие данные нужно собрать заранее? Для начала стоит определиться, чего нужно достичь и по каким показателям будет понятно, что проект идёт как надо. Затем изучить сам продукт и посмотреть, что происходит на рынке. Каждому отделу лучше отдельно пройтись по своим задачам и подумать, где могут возникнуть проблемы.

Кого пригласить? Руководителя проекта и сотрудников из ключевых отделов. Они знают, как устроена работа изнутри, и могут заметить риски, которые другие просто не учтут. А ещё нужно заранее решить, кто будет вести реестр и следить за тем, чтобы данные в нём не устаревали.

Как составить реестр рисков

Реестр должен представлять собой структурированную таблицу с возможностью редактирования. В ней должны быть чётко сформулированы риски, указан уровень угрозы и прописан план реагирования.

Как сформулировать риск?

Наименование риска должно быть чётким и конкретным, без воды. Например: «Невыполнение целей и задач в области качества», «Поставка товара с дефектами».

Какие поля включить?

Кроме названия риска, в реестре стоит указать:

• Оценка риска — насколько серьёзно он может повлиять на проект.
• Вероятность — какова вероятность того, что риск реализуется.
• Источник риска — что может привести к проблеме.
• Возможные последствия — что произойдёт, если риск реализуется.
• Меры по снижению риска — что поможет предотвратить риск или сделать его последствия менее серьёзными.
• Триггер и действия при его срабатывании — признак того, что риск может реализоваться, и что нужно делать в такой ситуации.
• Ответственный — человек, который следит за риском и занимается его предотвращением или снижением возможных последствий.

Пример реестр рисков проекта 

Как оценить вероятность и влияние рисков

Для оценки рисков можно использовать шкалу от 1 до 5 или цветовые индикаторы.

Возьмём компанию N, которая продаёт корейскую косметику. Вероятность рисков она оценивает по шкале от 1 до 5:

1 — риск маловероятен;

2 — вероятность низкая;

3 — риск может реализоваться;

4 — высокая вероятность;

5 — риск почти наверняка реализуется.

Возможные финансовые потери компания отмечает цветами:

Зелёный — от 0 до 50 000 ₽.

Жёлтый — от 50 000 до 200 000 ₽.

Красный — больше 200 000 ₽.

Как определить триггеры рисков проекта

Триггер — это событие или признак, после которого риск становится более вероятным.

Например, один из рисков компании N — снижение рейтинга магазина на картах. На это могут указывать негативные отзывы, жалобы на качество товаров или обслуживание, задержки доставки. Если такие ситуации повторяются всё чаще, стоит обратить на них внимание.

Как составить план реагирования на риски проекта

После оценки риска нужно определить, какие меры помогут с ним справиться, и записать их в план реагирования.

Как выбрать стратегию?

Для работы с рисками используют четыре стратегии.

Избегание — устранить причину риска. Например, сменить поставщика, если он может задержать поставку.

Минимизация — снизить вероятность риска или его последствия. Например, предупреждать клиентов о задержках и сообщать новые сроки доставки.

Передача — передать ответственность за последствия риска другой стороне. Например, прописать в договоре с транспортной компанией ответственность за задержку доставки.

Принятие — не предпринимать дополнительных мер, если риск допустим для компании. При этом нужно учитывать, к чему может привести его реализация.

Что записать в плане?

В плане реагирования на каждый риск важно указать:

• Выбранная стратегия — как компания собирается работать с риском.
• Конкретные действия — что нужно сделать для предотвращения риска или снижения его последствий.
• Сроки — когда необходимо выполнить запланированные действия.
• Ответственный — кто будет контролировать выполнение плана.
• Необходимые ресурсы — какой бюджет, инструменты или помощь понадобятся.
• План действий при реализации риска — что делать, если риск всё-таки возникнет.

Как провести риск-сессию за 120 минут

Как провести риск-сессию с командой проекта так, чтобы она была быстрой и эффективной? Составили для вас таблицу-сценарий, чтобы вы ничего не упустили и успели обсудить все важные моменты за 2 часа.

А чтобы любая встреча проходила быстро и максимально эффективно, приглашаем вас на корпоративное обучение в КОРОЛЬ ГОВОРИТ! Мы разовьём ваши лидерские навыки, научим отстаивать свою точку зрения и отрабатывать любые возражения. 

Что делать после риск-сессии 

После совещания важно не просто зафиксировать результаты, но и применить их на практике. Для этого нужно:

• Назначить ответственных. Выбрать человека, который будет вести и обновлять реестр, а также закрепить за конкретными участниками команды ответственность за отдельные риски.
• Запланировать следующую встречу. Это может быть короткая экспресс-сессия, на которой команда проверит статус основных рисков и обсудит изменения.
• Включить согласованные действия в план и бюджет. Зафиксировать необходимые меры, сроки и ресурсы для работы с рисками.
• Действовать при реализации риска. Если риск превратился в проблему, запустить согласованный план реагирования и зафиксировать возникшую ситуацию в журнале проблем.

Чек-лист после риск-сессии

• Риск сформулирован чётко.
• Приоритет риска обоснован.
• Ответственный за риск назначен и согласен с этой ролью.
• Триггер определён и его можно проверить.
• Исполнители и сроки назначены.
• Необходимые ресурсы и полномочия определены.
• Следующий пересмотр реестра запланирован.

Заключение

На рабочих встречах — риск-сессиях, переговорах с партнёрами и обычных планёрках — важно не только разбираться в теме, но и уметь объяснять свою позицию, слушать других и договариваться с коллегами.

В тренинговом центре КОРОЛЬ ГОВОРИТ! учат всему этому на практике. Это помогает наладить общение и внутри команды, и с партнёрами, чтобы рабочие вопросы решались проще, а коллегам было легче понимать друг друга.

FAQ

1. Из-за каких ошибок реестр рисков не будет работать?

Если риски сформулированы размыто, не оценены по вероятности и влиянию, а ответственные не назначены, реестр останется просто таблицей. Важно регулярно обновлять его и выполнять запланированные меры

2. Сколько времени занимает риск-сессия проекта?

Обычно риск-сессия занимает от 1 до 3 часов в зависимости от масштаба и сложности проекта. Для небольшой команды можно уложиться в 120 минут.

3. Кто должен быть владельцем риска?

Владельцем риска назначают человека, который может контролировать ситуацию и организовывать меры реагирования. Он следит за изменениями и отвечает за работу с конкретным риском.

4. Чем триггер риска отличается от самого риска?

Риск — это событие, которое может произойти в будущем. Триггер — признак или событие, сигнализирующее о повышении вероятности риска или его возможной реализации.

5. Как часто обновлять реестр рисков проекта?

Реестр стоит пересматривать регулярно, например раз в месяц, а также при значительных изменениях в проекте. Критичные риски нужно отслеживать чаще.

Деловая коммуникация

Большинство профессий связано с общением и переговорами. А для некоторых сфер навык деловой коммуникации — самый приоритетный. Речь сотрудников напрямую влияет на успех переговоров, авторитет компании и ее финансовые показатели. Корпоративное обучение ораторскому искусству поможет вашей команде придать большую убедительность, статусность и ценность в бизнес-среде.

Закажите консультацию

Совершенствуйте ваши навыки деловой коммуникации в тренинговом центре КОРОЛЬ ГОВОРИТ! Наша программа поможет вам уверенно работать с проблемными клиентами, отстаивать свою позицию на переговорах и эффективно отрабатывать возражения. Мы докажем вам, что увеличение продаж, снижение текучести кадров и улучшение лояльности клиентов — это реальные результаты, достижимые в короткие сроки.